STAND: 13. OKTOBER 2026

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Aufruf der Website und technische Bereitstellung

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls technische Fehler- und Sicherheitsinformationen. Dies dient der Auslieferung der Website, ihrer Sicherheit und der Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer funktionsfähigen und sicheren Website.

Die Website wird über ChatGPT Sites bereitgestellt. OpenAI Ireland Ltd verarbeitet Daten der veröffentlichten Website in unserem Auftrag auf Grundlage des ChatGPT Sites Data Processing Addendum. Die technische Bereitstellung nutzt Cloudflare-Infrastruktur, einschließlich einer D1-Datenbank für Termin- und Kundenverwaltung sowie R2-Speicher für hochgeladene Medien und geschützte Sicherungen. OpenAI kann weitere Dienstleister für Hosting, Wartung und Unterstützung einsetzen; Einzelheiten finden Sie in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist möglich. Der Anbieter sieht hierfür je nach Empfänger insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln vor. Die vertraglichen Garantien sind im verlinkten Data Processing Addendum beschrieben. Eine ausschließliche Verarbeitung in Deutschland oder in der EU wird für diese Website nicht zugesagt. Auskünfte und Kopien anwendbarer Garantien können Sie über unseren oben angegebenen Kontakt anfragen.

3. Kontaktaufnahme und Terminbuchung

Bei einer Anfrage per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um sie zu beantworten und weitere Schritte abzustimmen. Bei der Onlinebuchung werden Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname, die ausgewählte Aufgabenkategorie, der gewählte Termin sowie Ihre freiwillige Beschreibung des Anliegens verarbeitet. Zusätzlich speichern wir Buchungskennung, Buchungsstatus, Erstellungszeitpunkt und den Hash eines zufälligen Terminzugriffsschlüssels. Für erneute Terminbestätigungen und Erinnerungen wird der Zugriffsschlüssel zusätzlich ausschließlich serverseitig verschlüsselt gespeichert. Bei einer neuen Buchung entsteht eine geschützte Unternehmensakte mit Ansprechpartner zur Bearbeitung und Nachbereitung der geschäftlichen Anfrage. Buchungen können unabhängig davon nach 90 Tagen gelöscht werden. Zur sachgerechten Bearbeitung der Anfrage kann die Verwaltung zusätzlich einen Bearbeitungsstatus, interne Gesprächsnotizen und ein Wiedervorlagedatum speichern. Diese Angaben bleiben ausschließlich im geschützten Verwaltungsbereich und werden nicht an den Kalender oder ein KI-Modell übermittelt. Ein CSV-Export dieser Daten ist für die interne Nachbereitung möglich. Diese Angaben dienen der Organisation und Verwaltung des Gesprächs sowie der Vermeidung von Doppelbuchungen.

Soweit Sie selbst einen Vertrag anbahnen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Bei Anfragen als Ansprechpartner eines Unternehmens oder sonstigen geschäftlichen Anfragen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Terminorganisation.

Die Pflichtfelder sind für die Onlinebuchung erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Onlinebuchung nicht möglich. Sie können alternativ per E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen. Bitte übermitteln Sie im Anliegen keine vertraulichen Kundenunterlagen, Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten oder personenbezogenen Daten Dritter.

Die Buchungsübersicht ist nur für das freigegebene Verwaltungskonto zugänglich. Die Verwaltung kann einen Gesprächslink hinterlegen oder über eine gesondert aktivierte Google-Verbindung einen Online-Raum anfordern. Erst bei der Nutzung eines solchen Links verarbeitet der gewählte Videokonferenzanbieter Verbindungsdaten nach seinen Bedingungen. Die Betreiberverwaltung kann die unten beschriebene E-Mail-Bestätigung und ein privates Kalenderabonnement aktivieren.

4. Kalenderdownload, Umbuchung und Stornierung

Nach der Buchung können Sie eine Kalenderdatei herunterladen. Sie enthält Datum, Uhrzeit, den Gesprächstermin und Ihren persönlichen Stornierungslink. Die Datei wird in Ihrem Browser erzeugt. Erst wenn Sie sie in einen Kalender importieren, verarbeitet gegebenenfalls Ihr Kalenderanbieter diese Angaben nach seinen eigenen Datenschutzbedingungen. Wir übertragen sie nicht automatisch an diesen Anbieter.

Der persönliche Terminlink ermöglicht das Ansehen des Gesprächszugangs, die Umbuchung auf freigegebene Zeiten und die Stornierung des zugehörigen Termins. Behandeln Sie ihn vertraulich und geben Sie ihn nicht an Dritte weiter. Eine Stornierung löscht einen bereits heruntergeladenen Kalendereintrag nicht automatisch.

5. E-Mail-Bestätigung und Kalenderabonnement

Für Buchungsbestätigungen, Umbuchungs- und Stornierungsnachrichten, angeforderte Gesprächslinks, Terminerinnerungen und die Benachrichtigung der Verwaltung setzen wir Resend, einen Dienst von Plus Five Five, Inc., USA, ein. Übermittelt werden die Empfängeradresse, Name und Unternehmensname, Terminangaben und der Inhalt der jeweiligen Buchungsnachricht. Die Nachricht an die buchende Person enthält außerdem eine Kalenderdatei und den persönlichen Stornierungslink. Die Nachrichten dienen ausschließlich der Terminorganisation; eine Anmeldung zu Werbe-E-Mails erfolgt dadurch nicht.

Die Verarbeitung erfolgt auf den für die Terminorganisation genannten Rechtsgrundlagen. Resend verarbeitet die Versanddaten im Auftrag. Die Verarbeitung kann insbesondere in den USA stattfinden. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung von Resend sieht Standardvertragsklauseln für Drittlandübermittlungen vor. Weitere Angaben stehen in der Datenschutzerklärung von Resend. Auskünfte zu anwendbaren Garantien können Sie bei uns anfragen.

Eine freigegebene Hintergrundaufgabe gleicht bestätigte zukünftige Buchungen und Stornierungen stündlich mit dem Google-Kalender der Verwaltung ab. Sie verwendet dafür die autorisierte Kontoverbindung und überträgt nur Terminzeiten, Buchungskennungen und Status. Es werden keine Namen, Firmennamen, E-Mail-Adressen oder Anliegen in diese Kalendereinträge übertragen; Einladungen an Dritte werden nicht versendet. Ein ergänzend freigegebener Abgleich kann ausschließlich belegte Zeitintervalle des Betreiberkalenders für die Website-Verfügbarkeit hinterlegen. Es werden keine Titel oder Inhalte anderer Kalenderereignisse gespeichert. Solche Momentaufnahmen haben eine begrenzte Gültigkeit von 90 Minuten. Die Aktualisierung erfolgt beim nächsten erfolgreichen Lauf, nicht in Echtzeit. Eine tatsächlich noch nicht verbundene oder nicht ausgeführte Hintergrundaufgabe wird in der Verwaltung als offen angezeigt.

Alternativ kann die Verwaltung einen nur über einen privaten Zugriffsschlüssel erreichbaren Kalender abonnieren, beispielsweise in Google Kalender. Dieser Kalender enthält Terminzeiten, Buchungskennungen und den Buchungs- beziehungsweise Stornierungsstatus. Namen, Unternehmensnamen, E-Mail-Adressen und Anliegen werden nicht in dieses Abonnement aufgenommen. Der Schlüssel wird in unserer Datenbank nur als Hash gespeichert. Ein erneuerter Schlüssel macht vorherige Kalenderlinks ungültig.

Ein Abonnement überträgt die Kalenderdaten an den von der Verwaltung gewählten Kalenderanbieter; es aktualisiert sich nach dessen Abrufintervall. Es ist keine Echtzeit- oder bidirektionale Synchronisation. Bei Google gelten die Datenschutzinformationen von Google. Die Verarbeitung zur Terminorganisation beruht auf den zuvor genannten Rechtsgrundlagen. Der einmalige Kalenderdownload einer buchenden Person bleibt hiervon unabhängig.

Alternativ kann die Verwaltung eine direkte Google-OAuth-Verbindung aktivieren. Dann werden belegte Zeiten über die Calendar API vor einer Buchung abgefragt und eigene FLOWPARI-Ereignisse angelegt beziehungsweise bei Änderungen abgeglichen. An Google gehen nur Terminzeiten, FLOWPARI-Buchungskennungen und gegebenenfalls die Anforderung eines Meet-Raums, keine Namen, E-Mail-Adressen, Firmennamen oder Anliegen der buchenden Personen. Zugangsdaten dieser Verbindung werden serverseitig verschlüsselt gespeichert.

6. Schutz vor Missbrauch

Um automatisierte Massenanfragen zu begrenzen, verwendet die Website ein für Besucher unsichtbares Zusatzfeld und eine serverseitige Begrenzung der Anfragen. Hierfür wird ein aus der technischen IP-Adresse abgeleiteter Hash mit einem kurzen Zeitfenster und einem Anfragezähler gespeichert. Die IP-Adresse wird in dieser Begrenzungstabelle nicht im Klartext abgelegt. Die Einträge verfallen nach Ablauf des Zeitfensters und werden bei nachfolgenden Zugriffen bereinigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz der Website und verfügbarer Termine vor Missbrauch.

7. Speicherfristen und Löschung

Reine Termin- und Buchungsdaten einschließlich interner Notizen, Bearbeitungsstatus und Wiedervorlagen werden nach Ablauf von 90 Tagen nach dem vereinbarten Termin bei der nächsten Datenbankabfrage durch die Terminübersicht oder Verwaltung gelöscht. Stornierte Buchungen können durch die Verwaltung früher gelöscht werden. Eine Stornierung allein bewirkt keine sofortige Löschung.

Anfragen per E-Mail oder Telefon werden aufbewahrt, solange dies zur Bearbeitung und für eine sachgerechte Nachbereitung erforderlich ist. Soweit ein Auftrag entsteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise berechtigte Nachweisinteressen bestehen, werden die hierfür erforderlichen Unterlagen entsprechend länger und getrennt von der reinen Terminverwaltung aufbewahrt.

Unternehmensakten, Ansprechpartner, Angebote und Projektunterlagen werden getrennt von Termindaten gespeichert. Die Verwaltung legt je Akte ein zweckbezogenes Prüfdatum fest und prüft dann die weitere Erforderlichkeit, Nachweisinteressen und gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Ein abgelaufenes Prüfdatum bewirkt keine automatische Löschung erforderlicher Auftragsunterlagen. Nicht mehr erforderliche Akten und Kontakte werden durch die Verwaltung gelöscht. Geschützte Sicherungen enthalten Geschäftsdaten und Inhalte, keine Passwörter, API-Zugänge oder Terminzugriffsschlüssel. Sie werden nach 30 Tagen beim nächsten Sicherungs- oder Bereinigungslauf entfernt. Gelöschte Daten können bis dahin noch in einer solchen Sicherung enthalten sein.

Zusammengefasste Statistikdaten werden nach 365 Tagen, Betriebsprotokolle und ältere Inhaltsversionen nach 180 Tagen beim nächsten Bereinigungslauf entfernt.

Technische Hosting-, Sicherheits- und Anmeldedaten werden auch vom jeweiligen Plattformanbieter verarbeitet. Deren Speicherdauer richtet sich nach seinen technischen und vertraglichen Regelungen und lässt sich über unser Verwaltungsformular nicht steuern. Informationen hierzu finden Sie in den verlinkten Anbieterbedingungen.

8. Cookies, Schriftarten und Anmeldung

Wir binden keine externen Analyse-, Werbe-, Newsletter- oder Schriftendienst-Skripte ein. Eine freiwillige eigene Statistik wird ausschließlich nach Ihrer Auswahl aktiviert; Einzelheiten stehen unten. Die Schriftart wird direkt von dieser Website ausgeliefert. Für Besucher ist zur Terminbuchung kein ChatGPT-Konto erforderlich. Für den geschützten Verwaltungsbereich erfolgt die Anmeldung über ChatGPT. Dabei werden die vom Anmeldedienst bereitgestellte Benutzerkennung und E-Mail-Adresse für die Prüfung der Zugriffsberechtigung verwendet. Zusätzlich verwenden wir einen Benutzernamen und ein Passwort, das ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert wird. Nach der ersten Anmeldung wird das Startpasswort durch ein eigenes Passwort ersetzt. Zur Anmeldung verwenden wir das technisch notwendige Cookie __Host-flowpari-admin. Es ist gegen JavaScript-Zugriff geschützt, wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen und gewährt maximal zwei Stunden Zugriff. Die Sitzungskennung wird serverseitig als Hash gespeichert und an das freigegebene Betreiberkonto gebunden. Bei Abmeldung wird die Sitzung ungültig; eine Passwortänderung widerruft bestehende Sitzungen. Abgelaufene Sitzungsdatensätze werden bei nachfolgenden Prüfungen bereinigt.

Technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicherfunktionen der Hosting- und Anmeldeplattform können der Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes dienen. Soweit der Zugriff auf das Endgerät hierfür unbedingt erforderlich ist, erfolgt er auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die personenbezogene Verarbeitung zur Zugriffssicherung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Für die eigenständige Kontoverarbeitung durch OpenAI gilt dessen Datenschutzerklärung.

9. Nutzenrechner

Der Nutzenrechner verarbeitet Ihre Eingaben ausschließlich im Browser. Die eingegebenen Werte werden standardmäßig nicht an FLOWPARI übermittelt. Sie können Ihre Beispielrechnung im Buchungsformular ausdrücklich und freiwillig zur Gesprächsvorbereitung übermitteln. Dann werden die eingegebenen Zahlen zusammen mit der Buchung gespeichert und nach den Regeln für Termindaten bereinigt. Die Buchung ist auch ohne Übermittlung möglich. Die Ergebnisse sind unverbindliche Orientierungswerte auf Grundlage der eingegebenen Annahmen und keine Zusage bestimmter Einsparungen. Die technische Verarbeitung beim allgemeinen Seitenaufruf bleibt hiervon unberührt.

10. Freiwillige Website-Statistik

Nach Ihrer freiwilligen Einwilligung messen wir zusammengefasste Sitzungsstarts, Rechnernutzung sowie den Beginn und Abschluss von Buchungen. Übermittelt werden nur die Aktionsart, der öffentliche Seitenpfad ohne Abfrageparameter, eine grobe Herkunftskategorie und die Einordnung Mobil/Desktop. Namen, E-Mail-Adressen, Anliegen, Rechnerwerte, Suchbegriffe und vollständige Referrer-Adressen werden nicht an diese Statistik übermittelt. Es werden keine individuellen Besucherprofile oder serverseitigen Besucherkennungen angelegt. Technisch fallen bei der Übermittlung die unter Hosting beschriebenen Verbindungsdaten an; für den Missbrauchsschutz wird ein kurzlebiger Hash verwendet.

Ihre Auswahl wird lokal im Browser gespeichert. Nur nach Zustimmung werden vorübergehend im Sitzungsspeicher ein Zeitpunkt zur Einordnung einer 30-Minuten-Sitzung und grobe Aktionsmarkierungen gespeichert. Die Statistik beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ablehnen und Widerrufen sind über „Statistik-Einstellungen“ jederzeit möglich; dadurch werden weitere Messungen beendet. Bereits zusammengefasste Daten lassen sich keiner einzelnen Person zuordnen. Das Speichern Ihrer Auswahl dient ausschließlich der Beachtung Ihrer Einstellung. Das Erstgespräch lässt sich ohne Statistik buchen.

11. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Richten Sie Ihr Anliegen an den oben genannten Kontakt.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Sitz ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, zuständig. Sie können sich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

12. Automatisierte Entscheidungen

Über diese Website findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und kein entsprechendes Profiling statt. Die Prozessvisualisierung auf der Startseite ist eine fiktive Demonstration mit vorgegebenen Beispielinhalten; Ihre Buchungsangaben werden nicht an ein KI-Modell zur Analyse gesendet.

13. Zugriff der Betreiberverwaltung und Automatisierung

Der geschützte Website-Verwaltungsbereich ist an das freigegebene ChatGPT-Konto und eine zusätzliche Passwortsitzung gebunden. Ein separat autorisierter Betriebszugang für Hintergrundaufgaben prüft ebenfalls ausschließlich die verifizierte Betreiberidentität. Seine Werkzeuge sind auf minimierte Terminübersichten, belegte Kalenderzeiten sowie die Bearbeitung vorhandener Versandaufträge, Bereinigung und Sicherung begrenzt. Er erlaubt keine freie Wahl von Nachrichtentexten oder Empfängern. Kundenakten, Passwörter und API-Zugänge werden über diesen Betriebszugang nicht ausgegeben.